Judul : Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel
link : Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel
Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel
Catatan pelajaran excel ini menjelaskan hal basic mengenai cara menggunakan fitur data validation di Excel. Termasuk diantaranya: bagaimana membuat validation rule untuk angka, tanggal dan text, membuat validasi list, cara meng-copy validation ke sel lainnya, bagaimana menemukan entri yang tidak valid, serta bagaimana cara memperbaiki dan menghapus validasi.
Untuk pembahasan lebih lanjut mengenai kustomisasi data validation dapat disimak pada artikel: Data Validation Dengan Rumus.
Secara garis besar, topik pembahasan dasar-dasar cara menggunakan data validation di excel ini mencakup:
Ketika anda mempersiapkan sebuah template excel untuk sebuah laporan, tentu anda ingin memastikan bahwa nantinya semua user dapat menginput data sesuai kriteria yang anda harapkan, secara akurat dan persisten.
Secara teknis, anda perlu mengkontrol informasi apa saja yang semestinya diinput pada sel tertentu oleh user. Misalnya: apakah berupa bilangan atau tanggal dengan kisaran tertentu, atau berupa text dengan jumlah karakter maksimum tertentu. Anda bahkan bisa menyediakan list entri tertentu untuk mengeliminasi kemungkinan kesalahan pengetikan.
Fitur Data validation di excel mengizinkan anda untuk mempersiapan semua hal tersebut di atas. Fitur ini tersedia baik pada excel versi lama (2003 ke bawah), maupun versi baru (2007, 2010, 2013 dan versi yang lebih baru).
Data Validation adalah fitur excel untuk membatasi inputan user pada sebuah worksheet. Praktisnya, anda dapat membuat rule validation yang dapat meng-kontrol jenis data apa saja yang boleh diinput pada cell tertentu.
Berikut beberapa hal apa saja yang dapat dilakukan oleh data validation di excel:
Sebagai contoh, kita dapat men-set up sebuah rule untuk membatasi entri data hanya 5 digit diantara 10000 dan 99999. Ketika seorang user mengetik entri data yang tidak sesuai kriteria dan kemudian menekan enter, maka excel akan memunculkan pesan error yang memberitahu masalah error input tidak valid. Dengan demikian user dapat mengetahui kesalahan input dan segera memperbaikinya.
Screenshot di bawah ini memperlihatkan sebuah contoh pesan pemberitahuan di excel mengenai input tidak valid pada sel tervalidasi.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan validasi data di excel.
1. Buka kotak dialog data validation
Blok satu atau lebih sel yang akan divalidasi. Kemudian melalui tab Data > Klik tombol Data Validation (Excel 2003: menu Data > Validation…)
Anda juga dapat membuka jendela data validation dengan cara menekan shortcut ALT + D + L (tekan tombol keyboard secara berurutan, bukan bersamaan)
2. Membuat Rule validasi data.
Pada tab settings, tentukan kriteria validasi sesuai kebutuhan anda. Untuk Validation criteria, anda dapat mengisinya baik dalam bentuk value langsung, referensi cell maupun dalam bentuk rumus / formula.
Setelah konfigurasi rule validasi selesai dilakukan, selanjutnya anda dapat pindah ke tab Input Message atau Error Alert untuk menambah sebuah pesan arahan input maupun pesan error (error alert). Jika sudah dirasa cukup, selanjutnya klik OK untuk eksekusi dan sekaligus keluar dari jendela Data Validation.
3. Menambahkan pesan input (opsional)
Jika anda ingin memunculkan sebuah pesan yang menjelaskan kepada user mengenai kriteria data yang diizinkan untuk diinput pada sebuah sel, maka buka tab Input Message dan ikuti langkah berikut:
Pastikan kotak "Show input message when cell is selected" sudah dipilih (dicentang).
Isi Title dan Input Message pada kotak text yang sesuai, lalu klik Ok untuk keluar dari kotak dialog Data Validation.
Pesan yang sudah kita buat seperti contoh di atas akan muncul serta merta ketika user menyeleksi sel tervalidasi, seperti terlihat dalam screenshot di bawah ini.
4. Memunculkan Peringatan Error (opsional)
Sebagai tambahan, anda juga bisa memunculkan pemberitahuan error (error alert) ketika user menginput data yang tidak valid pada sel tervalidasi. Excel menyediakan 3 pilihan alert type yaitu:
Alert type : Stop(default)
Pemberitahuan untuk mencegah user memasukan data invalid. Anda bisa klik Retry untuk mencoba kembali dengan nilai lainnya, atau klik Cancel untuk membatalkan dan menghapus entri.
Alert type : Warning
Memperingatkan user bahwa data yang dimasukan tidak valid. Tetapi tidak berusaha mencegah input data selanjutnya.
Alert type : Information
Type alert information hanya menginformasikan kepada user mengenai data entri yang tidak valid.
Klik OK untuk memasukan inputan yang tidak valid atau klik Cancel untuk membatalkan entri data.
Untuk mengkonfigurasi pesan error, pergi ke tab Error Alert dan tentukan parameter-parameter berikut:
Hasilnya: jika anda memasukan data tidak valid pada sel yang sudah divalidasi dengan konfigurasi sesuai contoh di atas, maka excel akan memunculkan pesan khusus yang menjelaskan error, seperti dapat kita lihat pada contoh di bagian awal tutorial excel ini.
Catatan: jika anda tidak membuat pesan error khusus, maka secara default, excel akan memuncukan default Stop Alert ketika user memasukan data yang tidak valid, yang bunyinya: "This value does not match the data validation restrictions defined for this cell".
“
Pada saat menambahkan rule validasi data di excel, kita bisa memilih salah satu setting yang sudah tersedia. Kita juga bisa membuat kriteria sendiri berdasarkan formula yang dibuat sendiri. Di bawah ini kita akan diskusikan lebih lanjut mengenai masing-masing opsi validasi data bawaan excel.
Seperti sudah kita ketahui, kriteria validasi didefinisikan pada tab Setting dalam kotak dialog Data Validation yang dapat diakses melalui tab (Excel 2007, 2010, 2013 dst...: tab Data > Data Validation (Excel 2003: Menu Data > Validations...)
Untuk membatasi entri data jenis "whole number" maupun "decimal", pilih item yang sesuai pada box Allow, dan kemudian pada kotak data pilih salah satu dari kriteria dari dropdown list seperti terlihat dalam berikut:
Screenshot dibawah ini memperlihatkan contoh pengaturan rule validasi yang hanya mengizinkan input bilangan minimal 1 dan maksimal 10.
Untuk validasi tanggal, pilih "Date" pada kotak Allow, kemudian ambil kriteria yang sesuai pada kotak Date. Ada cukup banyak opsi yang tersedia yang dapat dipilih: "allow only dates between two dates", "equal to", "greater than" atau "less than" dan kriteria lainnya.
Demikian juga untuk validasi waktu, pilih Time pada kotak Allow, dan kemudian tentukan kriteria yang diperlukan
.
Contoh: untuk mengizinkan hanya tanggal diantara tanggal awal di B1 dan tanggal akhir di B2, maka coba terapkan rule validasi berikut ini.
Dengan memilih kategori Text length, maka kita bisa membatasi entri text pada jumlah karakter tertentu sesuai kebutuhan, dengan pilihan between, not between dan seterusnya.
Sebagai contoh: untuk membatasi input maksimal 100 karakter, maka buatlah rule validasi “less then or equal to”, seperti terlihat dalam screenshot di bawah ini.
Catatan: opsi Texth length membatasi jumlah karakter tetapi tidak dengan type data. Artinya rule diatas tidak membatasi apakah data yang bisa diinput berupa huruf atau angka.
Untuk menambahkan drop-down list item-item tertentu pada sebuah sel atau sejumlah sel, pilih target sel, kemudian ikuti langkah berikut:
Hasilnya maka data validation di excel akan terlihat seperti berikut ini:
Catatan: hati-hati dengan opsi Ignore Blank, yang secara default sudah terseleksi (centang). Dalam kondisi opsi Ignore Blank tercentang (TRUE), jika anda membuat dropdown list menggunakan referensi nama range, pastikan tidak ada sel kosong pada referensi nama range tersebut. Jika ada cell kosong, maka user akan bisa menginput data apapun pada sel tervalidasi.
Untuk merubah sebuah rule validasi, lakukan langkah-langkah berikut:
Sebagai contoh, anda dapat mengedit list validasi data dengan menambahkan atau menghapus item tertentu dari kotak Source, dan anda akan melihat perubahan ini diaplikasikan ke semua sel yang memiliki drop-down list yang sama.
Perhatikan gambar di atas: anda bisa merubah isi kotak Source, dengan menambah item list atau pun menguranginya. Masing-masing item dipisahkan dengan tanda koma.
Jika anda membuat sebuah rule validasi untuk sebuah sel dan anda ingin menerapkannya ke sel lainnya maka anda tidak perlu membuatnya pada sel lainnya. Anda cukup mengcopy data validation dengan cara berikut:
Seleksi sel yang memiliki rule validasi dan kemudian tekan Ctrl + Copy untuk mengcopy nya.
Tips: daripada anda harus mengcopy data validation ke sel lain. Anda dapat menghemat tenaga anda dengan cara mengkonversi data set menjadi excel tabel. Setiap kali anda menambahkan baris baru pada data tabel, excel juga akan menambahkan validasi secara otomatis sesuai validasi pada baris di atasnya.
Untuk pembahasan lebih lanjut mengenai kustomisasi data validation dapat disimak pada artikel: Data Validation Dengan Rumus.
Secara garis besar, topik pembahasan dasar-dasar cara menggunakan data validation di excel ini mencakup:
- Apa yang dimaksud data validation di excel
- Bagaimana cara menambahkan data validation di excel
- Contoh-contoh data validation
- Bilangan keseluruhan atau desimal
- Validasi Tanggal dan Waktu
- Panjang Text
- Data validasi dengan dropdown list
- Bagaimana cara mengedit rule data validation.
- Bagaimana cara meng-copy rule data validation antar sel.
- Bagaimana cara menemukan data validation di Excel
- Bagaimana cara menghapus data validation di excel
- Tips Menarik Seputar Data Validation.
- Data validation berdasarkan konten sel.
- Data validation menggunakan formula
- Cara menemukan data tidak valid
- Proteksi worksheet tervalidasi.
- Berbagi / share workbook tervalidasi.
- Kenapa data validation tidak bekerja
Ketika anda mempersiapkan sebuah template excel untuk sebuah laporan, tentu anda ingin memastikan bahwa nantinya semua user dapat menginput data sesuai kriteria yang anda harapkan, secara akurat dan persisten.
Secara teknis, anda perlu mengkontrol informasi apa saja yang semestinya diinput pada sel tertentu oleh user. Misalnya: apakah berupa bilangan atau tanggal dengan kisaran tertentu, atau berupa text dengan jumlah karakter maksimum tertentu. Anda bahkan bisa menyediakan list entri tertentu untuk mengeliminasi kemungkinan kesalahan pengetikan.
Fitur Data validation di excel mengizinkan anda untuk mempersiapan semua hal tersebut di atas. Fitur ini tersedia baik pada excel versi lama (2003 ke bawah), maupun versi baru (2007, 2010, 2013 dan versi yang lebih baru).
Apakah yang dimaksud dengan Data Validation di Excel ?
Data Validation adalah fitur excel untuk membatasi inputan user pada sebuah worksheet. Praktisnya, anda dapat membuat rule validation yang dapat meng-kontrol jenis data apa saja yang boleh diinput pada cell tertentu.
Berikut beberapa hal apa saja yang dapat dilakukan oleh data validation di excel:
- Mengizinkan input bilangan atau text saja pada sebuah sel
- Hanya mengizinkan input bilangan pada rentang tertentu saja.
- Mengizinkan data entri yang spesifik.
- Mencegah input tanggal dan waktu diluar rentang yang ditentukan.
- Mencegah entri selain dari data yang ada di dropdown list
- Validasi sebuah entri berdasarkan konten sel lainnya.
- Menyampaikan pesan input ketika user menyeleksi sebuah sel tervalidasi.
- Memperlihatkan pesan pemberitahuan / peringatan ketika user menginput entri yang tidak tepat.
- Menemukan entri yang tidak benar pada sel tervalidasi.
Sebagai contoh, kita dapat men-set up sebuah rule untuk membatasi entri data hanya 5 digit diantara 10000 dan 99999. Ketika seorang user mengetik entri data yang tidak sesuai kriteria dan kemudian menekan enter, maka excel akan memunculkan pesan error yang memberitahu masalah error input tidak valid. Dengan demikian user dapat mengetahui kesalahan input dan segera memperbaikinya.
Screenshot di bawah ini memperlihatkan sebuah contoh pesan pemberitahuan di excel mengenai input tidak valid pada sel tervalidasi.
Bagaimana cara menambahkan data validation di excel?
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan validasi data di excel.
1. Buka kotak dialog data validation
Blok satu atau lebih sel yang akan divalidasi. Kemudian melalui tab Data > Klik tombol Data Validation (Excel 2003: menu Data > Validation…)
Anda juga dapat membuka jendela data validation dengan cara menekan shortcut ALT + D + L (tekan tombol keyboard secara berurutan, bukan bersamaan)
2. Membuat Rule validasi data.
Pada tab settings, tentukan kriteria validasi sesuai kebutuhan anda. Untuk Validation criteria, anda dapat mengisinya baik dalam bentuk value langsung, referensi cell maupun dalam bentuk rumus / formula.
- Values – mengetik angka dalam kotak kriteria secara langsung seperti terlihat dalam screenshot di bawah (nilai minimum dan maximum)
- Cell reference – untuk membuat sebuah rule berdasarkan konten satu atau lebih cell. Misalnya nilai minimum dan maximum berdasarkan bilangan yang terdapat dalam 2 cell referensi..
- Formulas – mengizinkan anda untuk mengekpresikan kondisi validasi yang lebih komplek. Misalnya membuat nilai minimum dan maksimum berdasarkan formula tertentu.
Setelah konfigurasi rule validasi selesai dilakukan, selanjutnya anda dapat pindah ke tab Input Message atau Error Alert untuk menambah sebuah pesan arahan input maupun pesan error (error alert). Jika sudah dirasa cukup, selanjutnya klik OK untuk eksekusi dan sekaligus keluar dari jendela Data Validation.
3. Menambahkan pesan input (opsional)
Jika anda ingin memunculkan sebuah pesan yang menjelaskan kepada user mengenai kriteria data yang diizinkan untuk diinput pada sebuah sel, maka buka tab Input Message dan ikuti langkah berikut:
Pastikan kotak "Show input message when cell is selected" sudah dipilih (dicentang).
Isi Title dan Input Message pada kotak text yang sesuai, lalu klik Ok untuk keluar dari kotak dialog Data Validation.
4. Memunculkan Peringatan Error (opsional)
Sebagai tambahan, anda juga bisa memunculkan pemberitahuan error (error alert) ketika user menginput data yang tidak valid pada sel tervalidasi. Excel menyediakan 3 pilihan alert type yaitu:
Alert type : Stop(default)
Pemberitahuan untuk mencegah user memasukan data invalid. Anda bisa klik Retry untuk mencoba kembali dengan nilai lainnya, atau klik Cancel untuk membatalkan dan menghapus entri.
Alert type : Warning
Memperingatkan user bahwa data yang dimasukan tidak valid. Tetapi tidak berusaha mencegah input data selanjutnya.
Alert type : Information
Type alert information hanya menginformasikan kepada user mengenai data entri yang tidak valid.
Klik OK untuk memasukan inputan yang tidak valid atau klik Cancel untuk membatalkan entri data.
Untuk mengkonfigurasi pesan error, pergi ke tab Error Alert dan tentukan parameter-parameter berikut:
- Centang kotak Show error alert after invalid data is entered (biasanya sudah tercentang secara default)
- Pada kotak Style, plih type alert yang diinginkan, misalnya "Stop"
- Masukan title dan pesan error ke dalam kotak yang sesuai, misalnya text "Masukan 5 Digit Angka 10000 s/d 99999"
- Klik OK.
- Untuk legih jelasanya dapat dilihat pada screenshot di bawah ini.
Hasilnya: jika anda memasukan data tidak valid pada sel yang sudah divalidasi dengan konfigurasi sesuai contoh di atas, maka excel akan memunculkan pesan khusus yang menjelaskan error, seperti dapat kita lihat pada contoh di bagian awal tutorial excel ini.
Catatan: jika anda tidak membuat pesan error khusus, maka secara default, excel akan memuncukan default Stop Alert ketika user memasukan data yang tidak valid, yang bunyinya: "This value does not match the data validation restrictions defined for this cell".
“
Contoh dan Jenis Data Validation.
Pada saat menambahkan rule validasi data di excel, kita bisa memilih salah satu setting yang sudah tersedia. Kita juga bisa membuat kriteria sendiri berdasarkan formula yang dibuat sendiri. Di bawah ini kita akan diskusikan lebih lanjut mengenai masing-masing opsi validasi data bawaan excel.
Seperti sudah kita ketahui, kriteria validasi didefinisikan pada tab Setting dalam kotak dialog Data Validation yang dapat diakses melalui tab (Excel 2007, 2010, 2013 dst...: tab Data > Data Validation (Excel 2003: Menu Data > Validations...)
Whole numbers dan decimals
Untuk membatasi entri data jenis "whole number" maupun "decimal", pilih item yang sesuai pada box Allow, dan kemudian pada kotak data pilih salah satu dari kriteria dari dropdown list seperti terlihat dalam berikut:
- Between : Mengizinkan input value diantara bilangan tertentu.
- Not between : Mengizinkan input value kecuali nilai diantara bilangan tertentu.
- Equal to : Hanya satu nilai tertentu saja yang boleh diinput
- Not equal to : Mengizinkan input semua bilangan kecuali nilai tertentu.
- Greater than: hanya boleh input bilangan yang lebih besar dari nilai tertentu.
- Less than: hanya boleh input bilangan yang lebih kecil dari nilai tertentu.
- Greather than or equal to: hanya boleh input bilangan yang lebih besar atau sama dengan nilai tertentu.
- Less then or equal to: hanya boleh input bilangan yang lebih kecil atau sama dengan nilai tertentu.
Screenshot dibawah ini memperlihatkan contoh pengaturan rule validasi yang hanya mengizinkan input bilangan minimal 1 dan maksimal 10.
Validasi Tanggal dan Waktu di Excel
Untuk validasi tanggal, pilih "Date" pada kotak Allow, kemudian ambil kriteria yang sesuai pada kotak Date. Ada cukup banyak opsi yang tersedia yang dapat dipilih: "allow only dates between two dates", "equal to", "greater than" atau "less than" dan kriteria lainnya.
Demikian juga untuk validasi waktu, pilih Time pada kotak Allow, dan kemudian tentukan kriteria yang diperlukan
.
Contoh: untuk mengizinkan hanya tanggal diantara tanggal awal di B1 dan tanggal akhir di B2, maka coba terapkan rule validasi berikut ini.
Text length
Dengan memilih kategori Text length, maka kita bisa membatasi entri text pada jumlah karakter tertentu sesuai kebutuhan, dengan pilihan between, not between dan seterusnya.
Sebagai contoh: untuk membatasi input maksimal 100 karakter, maka buatlah rule validasi “less then or equal to”, seperti terlihat dalam screenshot di bawah ini.
Catatan: opsi Texth length membatasi jumlah karakter tetapi tidak dengan type data. Artinya rule diatas tidak membatasi apakah data yang bisa diinput berupa huruf atau angka.
Validasi Data Berbentuk Drop Down List:
Untuk menambahkan drop-down list item-item tertentu pada sebuah sel atau sejumlah sel, pilih target sel, kemudian ikuti langkah berikut:
- Buka kotak dialog Data Validation (tab Data > Data Validaton)
- Pada tab Setting, pilih list pada kotak Allow
- Dalam kotak Source, ketik item-item yang anda inginkan untuk muncul dalam validation list. masing-masing item dipisahkan oleh koma, misalnya: untuk membatasi inputan atas 3 pilihan "YA", "TIDAK" atau "RAGU-RAGU"
- Pastikan kotak In-cell dropdown dicentang supaya tanda panah dropdown bisa muncul di sel.
- Selanjutnya klik OK.
Hasilnya maka data validation di excel akan terlihat seperti berikut ini:
Catatan: hati-hati dengan opsi Ignore Blank, yang secara default sudah terseleksi (centang). Dalam kondisi opsi Ignore Blank tercentang (TRUE), jika anda membuat dropdown list menggunakan referensi nama range, pastikan tidak ada sel kosong pada referensi nama range tersebut. Jika ada cell kosong, maka user akan bisa menginput data apapun pada sel tervalidasi.
Bagaimana cara meng-edit data validation pada excel.
Untuk merubah sebuah rule validasi, lakukan langkah-langkah berikut:
- Seleksi satu atau sejumlah sel tervalidasi yang akan di-edit validasinya.
- Buka kotak dialog Data Validation (tab Data > Data Validation)
- Lakukan perubahan yang diperlukan.
- Pilih checkbox "Apply these changes to all other cells with the same settings" untuk meng-copy perubahan yang anda sudah buat ke semua sel dengan kriteria validasi awal yang sama.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
Sebagai contoh, anda dapat mengedit list validasi data dengan menambahkan atau menghapus item tertentu dari kotak Source, dan anda akan melihat perubahan ini diaplikasikan ke semua sel yang memiliki drop-down list yang sama.
Perhatikan gambar di atas: anda bisa merubah isi kotak Source, dengan menambah item list atau pun menguranginya. Masing-masing item dipisahkan dengan tanda koma.
Bagaimana cara meng-copy rule validasi ke sel lain
Jika anda membuat sebuah rule validasi untuk sebuah sel dan anda ingin menerapkannya ke sel lainnya maka anda tidak perlu membuatnya pada sel lainnya. Anda cukup mengcopy data validation dengan cara berikut:
Seleksi sel yang memiliki rule validasi dan kemudian tekan Ctrl + Copy untuk mengcopy nya.
- Pilih sel lainnya yang ingin anda validasi juga. Untuk memilih sel yang tidak berdekatan, tekan dan tahan tombol Ctrl sembari menyeleksi sel.
- Klik kanan pada range tujuan dan klik Paste Special, kemudian pilih Validation. Sebagai alternatif , tekan Paste Special > Validation, short cut CTRL + ALT + V, kemudian N.
- Klik OK
Tips: daripada anda harus mengcopy data validation ke sel lain. Anda dapat menghemat tenaga anda dengan cara mengkonversi data set menjadi excel tabel. Setiap kali anda menambahkan baris baru pada data tabel, excel juga akan menambahkan validasi secara otomatis sesuai validasi pada baris di atasnya.
Bagaimana cara menemukan sel tervalidasi di excel
Untuk mendapatkan lokasi sel tervalidasi secara cepat, pada worksheet, pergi ke tab Home > Editing Grup > klik Find & Select > Data Validation.
Langkah tersebut akan menyeleksi semua sel yang diterapkan data validasi terhadapnya.
Bagaimana menghapus data validaton pada excel
Setidaknya, ada dua cara untuk menghapus data validasi di excel. Pendekatan standar (cara reguler) serta tehnik copy paste special.
Metode 1: Cara regular untuk menghapus data validation
Normalnya, anda dapat melakukan langkah berikut untuk menghapus validasi di excel:
- Blok sel yang yang memiliki data validasi
- Melaluir ribbon, pada tab Data , klik tombol Data Validation untuk masuk ke jendela Data Validation.
- Pada tab Setting, klik tombol Clear All, dan kemudian klik OK.
Tips:
Tips: untuk menghapus data validation dari semua sel dalam sheet aktive gunakan fitur Find & Select untuk menyeleksi semua sel tervalidasi dengan cara yang sudah dijelaskan di atas mengenai Cara Menemukan Sel Tervalidasi di Excel.
Untuk menghapus rule validasi tertentu, pilih salah satu cell dengan rule tersebut, buka kotak dialog Data Validation, dan cek "Appy these changes to all other cells with the same settings". Dan kemudian klik tombol Clear All.
Sebagaimana anda lihat, metode standar ini cukup mudah dan cepat. Namun bagi anda yang menginginkan cara yang lebih simple dan sedikit lebih cepat , maka pendekatan berikut mungkin akan terasa lebih nyaman.
Metode 2: Paste Special untuk menghapus rule validasi.
Secara teknis. paste special biasanya digunakan untuk paste elemen spesifik dari sel yang di-copy. Salah satu elemen tersebut adalah validation. Dengan demikian kita bisa menghapus data validation dengan cara copy cell yang tidak ada validasinya kemudian paste special validation pada cell target..
Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih sebuah sel tanpa validasi dan tekan Ctrl + C untuk meng-copy sel tersebut.
- Pilih sel atau sekumpulan dimana anda ingin untuk menghapus data validation-nya
- Tekan Alt + E + S + V + N secara berurutan sebagai short cut untuk Paste Special Validation
- Tekan Enter, dan selesai.
Metode ke-2 ini dipersembahkan khusus terutama bagi anda yang lebih suka bekerja menggunakan keyboard dibanding mouse. Namun hal ini tidak menutup cara bahwa anda juga bisa menggunakan mouse untuk melakukan copy paste special validation.
Tips seputar data validation di excel.
Sekarang, anda sudah mengetahui dasar-dasar cara menggunakan fitur data validation di excel. Selanjutnya izinkan saya untuk berbagi tips bagaimana menjadikan rule validasi lebih effektive.
Data validation berdasarkan konten sel.
Daripada mengetik nilai kriteria secara langsung pada kotak criteria di jendela data validation, lebih baik kita memasukan nilai kriteria ke beberapa sel dan membuat referensi ke sel tersebut. Cara ini sangat efektif karena jika di kemudian hari anda memutuskan untuk merubah kondisi validasi, maka anda hanya perlu mengedit nilai pada cell referensi tanpa harus membuka jendela data validation untuk merubah rule.
Untuk memasukan referensi sel: klik dimana saja dalam kotak value, kemudian seleksi sel yang akan dijadikan sebagai referensi menggunakan mouse. Selain itu anda juga dapat mengetikannya secara langsung pada kotak value.
Sebagai contoh: untuk memvalidasi sel E2 supaya hanya mengizinkan input bilangan dengan nilai minimum sesuai bilangan di sel B10, ambil kriteria not equal pada kotak data dan ketikan =$A$1 di kotak Minimum.
Pada tahap yang lebih lanjut, Anda juga dapat memasukan sebuah formula pada referensi sel, dan excel akan memvalidasi input berdasarkan formula tersebut.
Sebagai contoh: untuk mencegah user memasukan tanggal sebelum tanggal hari ini, maka masukan rumus =TODAY() pada sebuah sel, anggaplah se. B1, kemudian set up rule validasi berdasarkan sel tersebut.
Selain itu, anda juga bisa memasukan rumus =TODAY() secara langsung pada kotak Start Date untuk memberikan hasil validasi yang sama.
Validation Rules Menggunakan Formula
Dalam situasi dimana tidak mungkin mendefinisikan kriteria validasi yang diinginkan dalam sebuah value atau referensi sel, maka anda dapat mengespresikannya menggunakan sebuah formula.
Sebagi contoh, untuk membatasi entri dengan nilai minimum dan maksimum pada list bilangan yang sudah anda, katakanlah range A1:A10, maka gunakan formula berikut:
=MIN($A$1:$A$10)
=MAX($A$1:$A$10)
Harap perhatikan bahwa kita harus mengunci range dengan tanda dolar (referensi sel absolut) sehingga validasi bekerja secara tepat untuk sel yang diseleksi.
Bagaimana cara menemukan data tidak valid dalam worksheet.
Meskipun excel mengizinkan data validasi terhadap sel-sel yang sudah memiliki data, namun excel tidak memberitahu anda jika beberapa data yang sudah ada tidak sesuai dengan kriteria validasi. Masalah ini juga kerap muncul ketika kita merubah nilai pada sel yang terkait sebagai referensi validasi.
Untuk menemukan data yang tidak valid, pergi ke tab Data dan klik Data Validation > Circle Invalid Data.
Cara ini akan meng-higlight semua sel yang tervalidasi tetapi kontennya tidak sesuai dengan kriteria validasi.
Segera setelah anda mengklik circel invalid data, maka lingkaran (circle) merah akan akan muncul secara otomatis melingkari data invalid. Untuk menghapus circle, pergi ke tab Data dan klik Data Validation > Clear Validation Circles.
Bagaimana cara proteksi worksheet tervalidasi.
Jika anda ingin memproteksi worksheet atau workbook dengan pasword, maka lakukan langkah-langkah berikut:
- Tentukan range sel yang akan divalidasi.
- Lakukan konfigurasi pengaturan data validation yang diinginkan dengan cara yang sudah dijeskan sebelumnya. (melalui tab Data Validation)
- Atur status proteksi cell melalui format cell menjadi unlock. Caranya: klik kanan pada seleksi range yang akan divalidasi > Format Cells… > masuk ke tab Protection > hilangkan centang pada checkbock Locked. >> klik OK
- Langkah selanjutnya lakukan protect worksheet, melalui ribbon, tab Review > Protect Sheet.
Bagaimana cara sharing sebuah workbook dengan data validation.
Untuk mengizinkan beberapa user berkolaborasi dalam sebuah workbook. Pastikan untuk share workbook setelah anda selesai membuat data validation.
Caranya:
- Melalui Tab Review > Share Workbook > centang kotak Allow Changes by more than one user at the same time > klik OK.
- Jika anda masih menggunakan excel 2003: melalui menu Tools > Share Workbook…
Setelah sharing workbook, data validation akan tetap bekerja, namun anda tidak akan bisa merubahnya, maupun menambahkan rule baru.
Kenapa data validation tidak berfungsi
Jika data validation tidak berfungsi dengan benar dalam worksheet, kemungkinan disebabkan hal-hal berikut:
Data validation tidak bekerja untuk data yang dicopy
Data validation di excel didesain untuk mencegah user mengetik data yang tidak valid pada sebuah sel. Namun fitur ini tidak bisa mencegah user untuk mengcopy data yang tidak valid. .
Meskipun tidak ada cara untuk men-disable copy paste (kecuali dengan VBA), setidaknya kita bisa mencegah copy data yang dilakukan dengan drag dan drop cell.
Untuk men-disable drag & drop cell, lakukan langkah berikut:
- Excel 2010,2013,2016: File > Options > Advanced > Editing Options > hilangkan centang pada checkbox Enable Fill Handle and Cell drag and drop.
- Excel 2007 : Office Button (logo office di pojok kiri atas) > Excel Options > Editing Options > hilangkan centang pada checkbox Enable Fill Handle and Cell drag and drop.
- Excel 2003 : Klik menu Tools > Options > masuk ke tab Edit > hilangkan centang pada checkbox Allow cell drag and drop.
Berikut contoh pengaturan di excel 2010
Data Validation tidak bisa di-ubah ketika cell dalam mode edit.
Pada mode edit, yaitu pada saat user meinput atau mengetik pada sebuah sel, maka command data validation tidak tersedia (warna menjadi abu-abu). Dalam kondisi ini user tidak bisa melakukan edit data validation.
Untuk dapat melakukan penambahan atau mengedit data validation, maka terlebih dahulu harus keluar dari mode Edit, dengan cara tekan tombol Enter, atau ESC.
Fitur data validation tidak berfungsi pada workbook yang diproteksi dan di-share.
Meskipun rule validasi yang sudah ada masih bisa tetap bekerja pada workbook yang diproteksi dan di-share, namun user tidak akan bisa mengedit atau menambah rule validasi dalam kondisi demikian.
Untuk bisa mengedit rule validasi, maka terlebih dahulu proteksi harus dihilangkan dan mode share workbook harus di-nonactive-kan.
Formula pada Data Validation tidak benar.
Ketika mengerjakan data validation berdasarkan formula pada excel, maka ada tiga hal penting yang perlu di cek, yaitu:
- Rumus validasi tidak menghasilkan nilai error
- Rumus validasi tidak mereferensikan sel kosong.
- Gunakan cel referensi yang tepat.
Kalkulasi Otomatis tidak aktif
Jika setting kalkulasi di-set pada mode manual, maka formula yang tidak terkalkulasi akan menyebabkan validasi tidak benar. Untuk merubah opsi kalkulasi di excel ke mode otomatis, pergi ke tab Formula > grup Calculation > klik tombol Calculation > klik Automatic. (excel 2003: Tools > Options > Calculation > pilih Automatic > OK).
Demikianlah Artikel Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel
Sekianlah artikel Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.
Anda sekarang membaca artikel Bagaimana Cara Menggunakan Data Validation di Excel dengan alamat link https://otodidakofficewordexcel.blogspot.com/2018/11/cara-menggunakan-data-validation-di.html
0 comments:
Post a Comment